【外国語対応ノウハウコラム】翻訳納期を短縮するための5つの方法

翻訳納期を短縮するための 5つの方法翻訳納期」とは「翻訳が納品される日」のことですが、一般的には「翻訳を発注してから納品されるまでの期間」のことを指します。

依頼主(発注者)の立場では「翻訳納期は短ければ短いほど良い」ことに間違いありませんが、依頼される翻訳者や翻訳会社からすれば品質を維持(担保)した上での短納期対応は簡単なことではありません。

なぜなら機械翻訳と呼ばれる翻訳方法を除き、翻訳は翻訳者という「人」が行なうものであり、一人当たりの処理スピードには限界があること、また、人海戦術を以て対応してもその統合作業などに一定の時間がかかるためです。

では、どうすれば翻訳納期を短縮することができるのでしょうか?本記事では、翻訳納期を短縮するための5つの方法をご紹介します。

事前準備を充実させる

翻訳納期を短縮するために有効な「事前準備」はいくつもありますが、代表的なものは次のとおりです。

翻訳依頼先に事前情報を与える

  • このような内容の文書について、近いうちに翻訳をお願いするかもしれない
  • 内容は未定だが、海外企業と取引を始めたので、翻訳が必要な書類が必ず発生すると考えている
  • この案件は継続されるが、次回の翻訳依頼はいついつになりそうだ

「未確定だから・・・」とこのような情報が依頼主から翻訳を依頼する先に共有されるケースは決して多くはありません。しかし、これらはすべて、翻訳納期の短縮に効果を発揮する貴重な情報なのです。なぜなら、このような情報を「事前に」提供されることにより、翻訳を依頼される翻訳者や翻訳会社は、「事前準備」することができるからです。

翻訳を依頼される翻訳者や翻訳会社の「事前準備」とは、正式に翻訳を依頼された際に行なう必要のある「初動」を、「正式依頼前に行なっておくこと」です。

最適な翻訳者の選定/スケジュール確認/アサイン(仮押さえ)や、案件が大型の場合に必要となる体制の構築、翻訳が必要になりそうなドキュメント(文書)に関する情報収集、DTPやレイアウトといった純粋な翻訳以外に必要な作業が発生する場合に備えてのプロジェクト管理方法の検討など、翻訳を正式に依頼される前に行なっておくことが可能な作業は案外多いのです。

未確定情報に基づいて行なうこれら「事前準備」は予定が中止されると必要のないものになってしまいますが、翻訳を依頼される翻訳者や翻訳会社はもちろんそのような事態は織り込み済みです。必要がなくなる可能性があったとしても、品質を維持したまま翻訳納期を短縮できる有効な手段として、「事前情報」の提供は翻訳を依頼される翻訳者や翻訳会社に喜ばれるので積極的に提供、共有しましょう。

  • エンド(ソースクライアント:翻訳依頼主のお客様)の品質へのこだわりが強いため、翻訳納品後も修正依頼が何度か来るだろう

尚、「事前情報」だけでなく、このような「事後情報」をあらかじめ共有しておくことも、品質を維持したまま全体的な翻訳納期を短縮する上では貴重な情報です。

翻訳の元となる原稿の完成度を高める

「あとのことを考えると(スケジュール的にどうしても)今から翻訳し始めておく必要があるから・・・」と、翻訳の元となる原稿が未完成であるにもかかわらず、「(原稿が)できているところから翻訳を始めてほしい」とご依頼いただくケースも少なくありません。しかし、このようなかたちで翻訳作業を開始、進めてしまうのはとても危険です。

「翻訳の品質は、翻訳の元となる原稿の出来具合に大きく左右される」ことは当社のコラムでも繰り返し何度もお伝えしていることですが、未完成の原稿は言うまでもなく「十分にチェック、推敲されていない」ものです。そのような原稿を元に行なった翻訳が良いもの(品質の高いもの)になるかどうかは、簡単に想像できることです。

また、「十分にチェック、推敲されていない」原稿には、あとで修正が入ることが多いものです。

  • 出来上がった原稿から翻訳を依頼
  • 続きの原稿が出来上がったのでふたたび翻訳を依頼
  • その後最初の原稿を見直していたらどうしても修正が必要になったので、(最初の原稿を)修正して翻訳の修正も依頼

といった流れになると、翻訳の品質を維持する以前に、翻訳が必要な原稿の管理自体が難しいものになってしまいます。結果的に翻訳納期は短縮どころか、かえって延長、長期化することになる可能性が高いため、翻訳納期を短縮したいのであればあるほど、翻訳の元となる原稿完成度を高めた上で翻訳を依頼するようにしましょう。

翻訳作業を進めやすくなる原稿を用意、提供する

たとえばホームページやランディングページといったウェブサイトの翻訳を依頼する際、

  1. 翻訳が必要なサイトの、トップページのURLだけ連絡する
  2. 翻訳が必要なサイトの、ページ毎のURLリストを提供する
  3. 翻訳が必要なサイトすべてのテキストを抽出した原稿ファイルを提供する

これらのうち、翻訳納期の短縮にもっとも効果を発揮するのはどれでしょうか?

1の場合、翻訳を依頼される翻訳者や翻訳会社は、「リンク先など、どこまで翻訳する必要があるのか」「ヘッダーやフッター、グローバルメニューやサイドバナーなど、同じ文言が繰り返される箇所はどうすべきか」といった、純粋な翻訳作業前に多くのことを考える必要に迫られます。

純粋な翻訳作業前に課せられる検討、確認事項は、2の場合は1より多少軽減されますが、それでも各ページから翻訳が必要なテキストを抽出して、翻訳作業に使用するテキストファイルを作成する必要が生じます。なぜなら、コーディング、アップロード、公開といった作業まで一括して請け負う場合を除き、翻訳したものはMicrosoft ExcelやWordファイルといったテキストファイル形式で納品することがほとんどだからです。

3の場合は提供されたテキストファイルを元に、すぐに翻訳し始めることが可能です。Microsoft Excelファイル形式で提供された原稿ファイルであれば隣のセルに翻訳文を入力、Microsoft Wordファイル形式で提供された原稿ファイルであれば文節や段落毎に翻訳文を入力または、原稿ファイルを元に同じファイル形式で翻訳文だけのテキストファイル(業界ではベタ打ちと呼びます)を作成して納品することができます。

ウェブサイトにかぎりませんが、納期を短縮する必要があるのであれば、純粋な翻訳以外の作業にかかる時間をまず短縮することです。できるかぎり翻訳作業を進めやすくなる原稿を用意、提供するようにしましょう。

翻訳作業時に参照できる情報を用意、提供する

翻訳を依頼された翻訳者は、自身の頭のなかにある知識だけを元に翻訳を行なっているわけではありません。辞書はもちろん、その他さまざまな情報を適宜参照しながら翻訳の品質を高めつつ作業を行なっているのです。

このことはあまり知られていませんが、翻訳期間のうち純粋な翻訳つまり、ある言語をほかの言語に置き換える作業に掛かる時間は実はその半分ほどで、あとの半分は翻訳の元となる原稿に記載された内容の意味を調べたり、裏を取ったりといった情報収集に充てているのです。

書かれている内容を一言一句ただ言語転換するだけであれば、AIの登場による技術進歩で近年その精度向上が著しい機械翻訳を用いることが、納期短縮にはもっとも効果的です。ただし、翻訳の品質やこのような情報収集を必要としないドキュメント(文書)や案件の場合は、です。

話が逸れましたが、翻訳期間の半分を占める情報収集にかかる時間を短縮できれば、翻訳納期の短縮にも大きな効果を発揮します。つまり、情報収集しなくても済むような、翻訳作業時に参照できる情報をURLリストや参考資料といったかたちで提供することが、翻訳納期の短縮につながるということです。

要求品質を見直す

翻訳する目的や翻訳に期待する成果に応じて、翻訳に要求する品質を調整することも、納期を短縮する上で有効な手段です。

翻訳に求められる品質というのは実は一定ではありません。たとえば大規模なプロジェクトを進める上で必要となる契約書と、海外に住む外国籍の知人に送るレターではどうでしょうか。裁判で証拠となる資料と、運営するECショップに掲載する製品案内ではどうでしょうか。各種届出、申請書類とプレゼン資料ではどうでしょうか。

良し悪しや高低ではありません。それぞれの目的や期待する成果が異なることから自ずと、翻訳に求められる品質も変わってくるということなのです。

しかしながら実際に翻訳を依頼されるときには、「日本語から英語」「日本語から中国語」「英語から日本語」「中国語から日本語」というように「ある言語から別の言語へ」とだけ指示し、翻訳に求める品質については言及されないことが多いのです。

求める品質についての指示がない場合、翻訳者や翻訳会社は自身、自社の経験から対象となるドキュメント(文書)の翻訳に於いて必要とされるであろう品質または、クレームを防ぐためにそれよりも少し高めの品質の翻訳を行ない納品することになりますが、これら翻訳納期の短縮に貢献することがないのは想像に難くないと思います。

  • 裁判資料だが、ざっと内容を確認するだけなので(翻訳が)間違ってさえいなければよい
  • 契約書だが、あとで法務部が詳細にチェック、修正するので、下地となる翻訳をとりあえずしてほしい

というようにドキュメント(文書)からだけでは推察できない事情がある場合もありますので、「本当にそこまで(高い品質)の翻訳が必要なのか」よく検討した上で、それを翻訳を依頼する先に伝える。それが翻訳納期の短縮にいかにつながるか、この例でもおわかりいただけると思います。

翻訳する量を見直す

翻訳納期は原則的にボリューム(翻訳が必要な文書の文字数または、単語数)に比例しますので、次のような対策も翻訳納期の短縮に有効です。

  1. 翻訳が本当に必要な箇所とそうでない箇所を見直す
  2. 一部を図や表に変更するなど必ずしもテキストである必要がない箇所を見直す
  3. 翻訳用にサマリーやアブストラクト(概要、まとめ)といった要約版の原稿を作成する

翻訳を依頼する際にもっとも多いのは、「今手元にある、翻訳が必要なドキュメント(文書)をそのまま渡す」というケースです。しかしそのドキュメント(文書)に含まれる内容すべてを翻訳する必要が本当にあるでしょうか?改めて検討することが結果的に翻訳納期の短縮につながることもあります。

翻訳が必要なドキュメント(文書)といっても必ずしも、そのすべてを翻訳する必要がないことは多いのです。たとえば、ホームページに掲載される地図情報の場合、来社されるかどうかわからない異国の地の方のために地名や駅名を翻訳しておく必要はないかもしれません。また、地図情報は自社で作成したものでなく、Googleマップを使用すれば閲覧者の母国語で表示されるよう設定することも可能です。

ほかにもたとえば、日本語から中国語に翻訳する場合、翻訳が必要なドキュメント(文書)に注釈や参考文献として英語が含まれていても、それらを中国語に翻訳する必要はなく英語のままで良いかもしれません。海外の資料などを英語から日本語に翻訳する場合も同様です。

また、翻訳が必要なドキュメント(文書)に含まれる長々とした文章の一部を、図や表に変えてみるのはどうでしょうか。ボリューム(翻訳が必要な文書の文字数または、単語数)が減少して翻訳納期の短縮につながるだけでなく、読者の理解を促すといった効果も発揮するかもしれません。

少し大胆な手ですが、「今手元にある、翻訳が必要なドキュメント(文書)」ではなく、その要約版を作成してみてはいかがでしょうか。たとえばホームページの場合、今ある日本語ページすべてを外国語にするのではなく、要約版を1ページ作るだけで十分その宣伝効果を発揮するかもしれません。

これらはいずれも「翻訳が必要なドキュメント(文書)のボリューム(翻訳が必要な文書の文字数または、単語数)を減らすことで、翻訳納期を短縮する」という方法ですが、ご紹介したように納期短縮以外の効果も発揮する可能性がありおすすめです。

翻訳方法を見直す

「機械翻訳と呼ばれる翻訳方法を除き・・・」と冒頭に書きましたが、翻訳が必要なドキュメント(文書)すべてを機械翻訳することで翻訳を完了できれば、それに勝る納期短縮方法はありません。20ページ、30ページといったドキュメント(文書)でさえ1分もかからず、さらにGoogle翻訳やDeepLなど公開されているソフトウェアを使えば無料で翻訳できます。

しかし、当社に翻訳を依頼されるドキュメント(文書)では残念ながらまだ、機械翻訳だけで事足りるものはほとんどありません。AIの登場による技術進歩で近年その精度向上が著しい機械翻訳ですが、高い品質が求められる分野に於いてはまだ、100%の信頼を獲得するに至ってはいないのです。

ただし、機械翻訳だけでなくその他にもあるソフトウェアや翻訳サービスを効果的に用いたり使い分けたりすることで、翻訳納期を短縮することは十分可能です。

たとえばSNSへの投稿記事やビジネスメール、ECサイトの商品、製品説明といったさほど品質要求が高くないドキュメント(文書)の場合は、機械翻訳または、クラウドソーシングサービスなどを利用することで翻訳納期を短縮するだけでなく、コストダウンも可能となるでしょう。

もう少し高い品質は求めるけれど決して翻訳難易度や専門性は高くないドキュメント(文書)の場合、たとえばプレゼン資料やマニュアルなどは、翻訳支援ツールを用いることで効率的な翻訳作業や多人数同時作業が実現できるため、翻訳納期を短縮するだけでなく翻訳品質の安定化にもつながります。

翻訳難易度や専門性が著しく高いドキュメント(文書)、たとえば薬事申請書類や裁判資料、(分野によりますが)契約書、特許申請書類、論文などではやはり熟練のプロ翻訳者がしっかりと時間をかけて翻訳することが望ましいですが、これらの分野にも徐々に機械翻訳や翻訳支援ツールがその精度向上に伴ない登場しつつあることを考えると、近い将来それらが翻訳納期の短縮に貢献してくれるかもしれません。

いずれにせよ、やみくもに翻訳者や翻訳会社に翻訳を依頼するのではなく、翻訳する目的や期待する成果に応じて翻訳方法を変えてみることも、翻訳納期の短縮につながるということです。

納期短縮について相談する

  • 翻訳を開始できる日時はどう頑張ってもこの日になる
  • 翻訳後のスケジュールから逆算するとこの日までに翻訳を完了してもらわないと困る

といった事情からどうしても短納期で依頼せざるを得ないこともあると思います。ここまで翻訳納期を短縮するための方法をいくつかご紹介してきましたが、やはりもっとも簡単なのは、翻訳を依頼する(かもしれない)先にまずは相談してみることです。

事前準備、要求品質、翻訳する量、翻訳の方法など、どれも必ず翻訳納期の短縮につながりますが、普段あまり翻訳(の依頼)に接することのない、不慣れな方にすべてを求めるのは難しいと思います。

よって、翻訳が必要なドキュメント(文書)の準備状況や、翻訳する目的や期待する成果から必要となる翻訳の品質、翻訳の元となる原稿の提供可否といった自分、自社側の状況を可能なかぎり開示、詳しく説明した上で、希望する納期について相談することをお勧めします。

経験豊富な翻訳者や翻訳会社であれば、依頼主が求めることを瞬時に読み取り、最適な解決策を提案してくれるはずです。また、相談した際の反応が、翻訳依頼先を選定する上で最も参考になることも合わせてお伝えしておきます。

ただ「できる」「できない」と答えるのではなく、「できること」「できないこと」ときちんと話すかどうか、メリットやデメリットもきちんと話すかどうか、ご依頼いただくあたり自分または自社に有利になることも不利になることもきちんと話すかどうか、相談してみることでサービス提供者としてのスタンスが浮き彫りになります。

「翻訳を依頼できるかどうかはわからないが」「相談にのってほしい」と伝えた際にいかに真摯に、誠実に、相談者の話す内容に耳を傾けるかどうか、といったことも総合的には翻訳納期の短縮要素なのです。

まとめ

以上が「翻訳納期を短縮するための5つの方法」でしたがいかがでしたでしょうか。

  • 翻訳納期を短縮しないに越したことはない
  • 翻訳の依頼はスケジュール設定をしっかり行なった上で計画的に
  • 余裕を持った翻訳依頼を

と当社では繰り返しお客様に伝えていますが、お客様にはその先のお客様のご都合やその他予期せぬ事態が往々にして発生するものです。そのような場合にいかに翻訳納期を短縮するかについて説明してまいりましたが、翻訳者や翻訳会社によってはさらに良い提案があるところもあると思います。

  • 相談するとしつこく営業されるのではないか
  • 上手く言いくるめられるのではないか

といった不安はあるかと思いますが、前述のとおり「相談した際の対応が依頼先を選定する上での良い基準となる」こともありますので、遠慮せずにぜひご相談ください。

最後に、「翻訳納期」については以下の記事、ページもぜひご参照ください。

翻訳コストを下げたい?翻訳納期を短縮したい?事前準備で実現可能です

翻訳納期ってどうやって決まるの?

翻訳納期について

翻訳納期をいかに短縮するかでお悩みの方は、どうぞお気軽にお問い合わせください。

 

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